Kurzanleitung

Inventureröffung

Mit Eröffnen und Bewerten startet die Inventur mit folgendem Dialog:

Die meisten dieser Einstellungen sollten vorab vom Administrator in den BWMagic-Einstellungen bereits korrekt vorgenommen sein und nur noch das Inventurdatum, das von und bis Lager und die Artikel-/Inventurbewertung könnten speziell abgeändert werden.

Mit dem Button - links oben - werden die Daten aus der ERP-Suite eingelesen.

Die Hinweismeldung 

weist darauf hin, dass die Eröffnung und das Einlesen der Artikellagerdaten erfolgreich durchgeführt wurde.

Istbestände erfassen

Je nachdem, wie die Zählmengen aufgenommen werden - direkt in BWMagic, oder über eine externe Zählliste (zB. MS Excel) - kann auf zwei Arten der nächste Schritt erfolgen

Erfassung per Barcode-Scan:

Werden die Artikel über Barcode (EAN, etc) oder manuell über die Artikelnummer direkt in BWMagic erfasst, öffnet man mit dem Button Erfassen und Einscannen die folgende Funktion.

Als erstes MUSS im Feld Lager: das Lager gewählt werden, in dem die aktuelle Zählung erfolgt.

Im Feld Artikelnummer oder Seriennummer kann der gezählte Artikel erfasst (manuell, oder per Handscanner)  werden und im Feld Menge wird die gezählte Menge eingetragen.

Mit dem Button links neben dem Feld Artikelnummer oder Seriennummer kann die Artikelauswahlliste für eine manuelle Suche geöffnet werden.

Nach Bestätigung der Menge, wird dieser Artikel sofort in der Tabelle unterhalb dargestellt.

Über das Menü Allgemein stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Um die aktuelle Zählung abzuschließen und die Zähllisten zu überprüfen, oder weiter zu verarbeiten, muss diese abgeschlossen werden. Das erfolgt mit dem Button Zählliste Abschließen.

Hinweis: Es können mehrere offene (laufende) Zählungen parallel erfolgen.

Je nach Berechtigung kann jeweils nur die eigene Zählliste, oder über die Option Zähllisten aller Mitarbeiter Abschließen und Übernehmen, abgeschlossen werden.

Jedenfalls muss in dieser Maske der Name des Zählers und des Erfassers protokolliert werden, bevor die Listen abgeschlossen werden können.

Bestätigt wird die Übernahme der Zählung mit folgendem Hinweis:

Erfassung mit externen Zähllisten

Sollen (zusätzlich) druckbare Zähllisten erstellt werden, erfolgt dies über den Button Zähllisten Erstellen

Ob es bereits offene Zähllisten gibt, sieht man noch bevor man den Button betätigt im linken unteren grün dargestellten Bereich:

Auch in der über den Button Zähllisten Erstellen gestartetes Modul, werden rechts im grünen Bereich bereits erstellte Zähllisten dargestellt.

Mit den Parametereingaben

kann die neue Zählliste eingegrenzt werden.

Mit dem Button wird diese Liste zu einer ausdruckbaren Excel/CSV-Liste.

Dabei öffnet sich eine Eingabemaske, wo ein vorgegebener Listenname erfasst/geändert  wird.

Über den Button gelangt man direkt zur so erstellten MS-Excel-Datei.

Nach externer Erfassung der Zählmengen können diese Zähllisten mit dem Button wieder in BWMagic zurück importiert werden.

Zunächst wählt man über den Button Zählliste Auswählen aus dem Verzeichnis die mit den Zählmengen ergänzte Datei aus.

 

Die Liste mit den erfassten Zählmengen (Spalte “IST”) wird sofort geladen. Sollte sich diese Liste nicht auf der ersten/einzigen Karteikarte des Arbeitsblatts befinden, kann das gewünschte Arbeitsblatt über die Arbeitsblatt Auswahl gewählt werden.

Ist die Liste überprüft und korrekt wird die Zählung mit dem Button für die Weiterverarbeitung eingelesen.

Zähllisten prüfen

Im Menü Prüfen/Verbuchen befinden sich die beiden Werkzeuge (Module) Korrigieren und Bearbeiten und Prüfen und Kontrollieren

Korrigieren und Bearbeiten

Mit diesem Modul lassen sich erfasste Zählmengen entweder direkt in BWMagic, oder über eine externe Liste (MS-Excel) bearbeiten.

Über die Listenparameter und das Suchfeld (1) kann die Liste unterhalb beeinflusst werden. In der Spalte IST (2) können die Zählmengen verändert werden.

Sollen die Änderungen in einer externen Liste erfolgen, welche dann wieder in BWMagic importiert werden, dann kann die zu ändernde Liste mit dem Button (3) Datenexport Excel exportiert werden.

Der Import der geänderten Mengen erfolgt über Erfassung mit externer Liste.

Prüfen und Kontrollieren

Über die Listenparameter (roter Rahmen) lässt sich die Liste der zu prüfenden Artikel rasch eingrenzen. Die so erhaltene Prüfliste kann über den Button gedruckt, oder als MS Excel exportiert werden.

Abschließen

Der Abschluss erfolgt über drei Stufen:

1. Aktuelle Zählung Schließen
2. Verbuchung freigeben und
3. Verbuchen und Abschließen

Aktuelle Zählung Schließen

Beim Ausführen dieser Funktion erfolgt eine weitere Sicherheitsabfrage:

Mit Ja sind alle aktuellen Zähllisten abgeschlossen und stehen für den nächsten Schritt bereit.

Verbuchung freigeben

Über den Button wird der zweite Schritt des Abschlusses vollzogen. Wurde die Zählung, also Schritt eins, nicht ausgeführt, erfolgt folgender Hinweis und die Inventur kann nicht weiterverarbeitet werden.

Verbuchen und Abschließen

Das abschließende Modul wird mit dem Button gestartet.

Dabei öffnet sich folgende Oberfläche.

Wie bereits einleitend beschrieben, sollten diese Einstellungen vom Administrator voreingestellt sein.

Eine Option ist aber besonders wichtig!

Aktivieren sie “BüroWARE Datenimport aktivieren” NUR dann, wenn sie 100% sicher sind, dass alle Inventurbuchungen aus BWMagic in BüroWARE (ERP-Suite) sofort übertragen und gebucht werden sollen!

- Damit wird der letzte Prozess der Inventurbuchungen aus BWMagic angestoßen.